Kontorstøtteverktøy i skyen.

Hva vil denne bloggen være framover?

Her vil vi skrive om noen av våre prosjekter. Første prosjekt vi vil fortelle litt om er at vi skal ta i bruk «Google Apps for Work». Vi vil dele kunnskap om våre erfaringer med å flytte våre kontorstøtteverktøy (tekstbehandler, regneark og presentasjonsverktøy) og epostløsning til skyen.  Min oppgave i prosjektene er å kommunisere og informere om hva som skjer og hvordan vi tenker. Jeg var IT-sjef i Trondheim kommune inntil november 2014 og er nå ansatt ved Personaltjenesten i samme kommune. Jeg lånes ut til dette prosjektet og et annet prosjekt. Det prosjektet vil jeg komme tilbake til. Det er IT-tjenesten som har prosjektledelsen i prosjektene. Jeg vil som før bruke bilder jeg er fornøyd med. Det er i hvert fall bra for humøret mitt. Så håper jeg at det også gjelder lesere av denne bloggen. Velkomne skal dere være.

 

Vi har tatt to beslutninger.

Den ene beslutningen er å flytte våre kontorstøtteverktøy til skyen, den andre er å ta i bruk «Google Apps for Work». Det var ni leverandører som ønska å levere tilbud. Åtte ble godkjent for å kunne levere. Fem av disse leverte tilbud. Tre av tilbudene hadde Microsoftprogramvare i tilbudet, mens to leverte med Googleprogramvare. I siste del av prosessen sto vi igjen med to tilbydere. Begge med Googleprogramvare.

Google i skyen

 

Mange mener mangt.

Mange både i og utenfor Trondheim kommune mener mye om begge disse valgene. Det er fint. Det har gitt oss tanker og innspill på vår ferd mot et endelig valg. Jeg uttrykte en gang i en paneldebatt jeg deltok i at jeg ønska meg det jeg trenger, når jeg trenger det, samme hvor jeg er. Da sikta jeg til tilgang til dataverktøy. Det er ikke spesielt for meg og mine kolleger i Trondheim kommune. Enkle og tilgjengelige verktøy for å kunne gjøre jobben sin er poenget. Så kan vi sikkert med bakgrunn i våre valg starte en religionskrig om detaljer i produktene som var med i konkurransen. Vi har valgt den løsningen vi mener er best for oss. Vi tror valgte løsning er den som vil gi de største gevinstene. Med gevinster mener vi både mest for pengene (les penger spart) og best funksjonalitet. Men ingen løsning vil dekke alle behov hos alle ansatte. Noen ganger må vi si at dette er bra nok og slik gjør vi det i Trondheim kommune. Så er vi veldig klar over at våre valg for mange er overraskende valg og at vi vil bli fulgt tett på ferden mot målet. Vi vil gjennom denne bloggen vise en åpenhet om hva som skjer underveis, på godt og vondt. Vi vet det er farlige stryk og store steiner i elva.
Vi har valgt selskapet Avalon til å være med oss på seilasen. Jeg vil også utdype begrunnelsen for våre valg i blogginnlegg som kommer ut over høsten. Dere vil også få høre om våre forventninger til prosjektet.

Vi skal skrive mer om hvorfor vi gjorde disse valgene. Hvorfor valgte vi skyløsning? Hvorfor valgte vi Google. Vi skal skrive om hvordan vi har gjort brukerundersøkelser. Vi skal innom hva lagring av data er i 2016. Sikkerhet skal vi si noe om. Og ikke minst skyggen vi var på vei inn i, såkalt skygge-IT.

 

Hva gjør vi nå?

Akkurat nå går vi ut i organisasjonen for å få med oss ansatte for å gjennomføre opplæring. Vi ønsker å bruke interne folk til dette. Da vi gjennomførte innføring av ny Personalportal var det mange som var interessert i å være med som lærere. De som blir med oss vil få god kompetanse på løsningen. Dette vil være nyttig for enhetene de kommer fra. For å nå mulige kandidater vil vi bruke mange kanaler. Denne Bloggen er en kanal. Yammer og Intranett er to andre. Det vil nok også dukke opp informasjon på Twitter og Facebook.
På tirsdag starter arbeidet med å gjennomgå løsningen slik at den blir det vi ønsker for våre ansatte. Det er mange beslutninger som skal taes på detaljnivå.
Så ønsker vi oss selv lykke til.

 

20160730_161428 2

Høsten kan være fin i Trøndelag.

 

 

8 tanker om “Kontorstøtteverktøy i skyen.

  1. Bra blogg jeg skal følge med på i tiden fremover. Jeg er IKT-sjef i Odda kommune og vi står ovenfor de samme utforidringene i vår kommune som dere. Vi trenger et samhandlingsverktøy og kontorstøtteapplikasjoner som gir oss nødvendig sikkerhet, brukervennlige grensesnitt, som er tilgjengelige og, selvsagt, som er billigere enn dagens løsninger. Det blir spennende å lese om vurderingene dere har gjort i forkant og hvilke erfaringer dere får i både prosjekttiden og ved ibruktakelse av Google Apps for Work. Lykke til!

    • Takk for det Andreas. Vi er mange som er spente på det som skjer det kommende året. Teknikken er en ting. Organisasjonsutviklingen / kommunikasjonen / informasjonen er en enda større del av dette.

  2. Super kommentar om temaet. Jeg har selv brukt ChromeBook i jobben i over ett år nå, og det helt uten problemer. Har ellers brukt (kun) Google’s skytjenester privat og på jobb siste 5 år, og savner overhodet ingenting Microsoft.

    • Fint at du er fornøyd Willem. Artig å høre. Vi fikk gode tilbud på skyløsninger med både Microsoft og Google i bunn. Jeg tror begge deler ville fungert fint for oss. Men som jeg skrev i blogginnlegget så valgte vi en Google-løsning da vi tror det vil være best for oss. Det var mange utvalgskriterier som til slutt ga dette resultatet. Jeg synes den største spenningen knytter seg til innføringen i organisasjonen. Det er 15000 mennesker bak maskinene hos oss som skal være med på ferden opp i skyen. Det tror jeg blir en større utfordring enn om vi bruker Google eller Microsoft. For øvrig har vi satt ut over 3500 Chromebooks i Trondheimsskolen. Trondheimsskolen med sine noen og tjue tusen elever er på vei inn i skyløsningen til Google. Det vil jeg fortelle mer om i et senere blogginnlegg.

      • Vet 😉 Bor i Trondheim, og ble kjempeglad da min datter (som undertegnede har tvunget til å bruke Google docs siden de begynte med data på skolen) kom hjem og fortalte om dette. Plutselig hadde hun et kjempefortrinn fordi hun kunne mer om GDocs enn lærerene 🙂

        Synes dere har tatt noen ekstremt tøffe og modige valg, og applauderer dere for det arbeidet dere har lagt til grunn for valg av veien videre. Har ingen problemer med MS eller Office, men tror at mange klarer seg med mye enklere løsninger.

        Et økende tilbud av tjenester fra konkurrenter vil forøvrig også skjerpe konkurransen om kvalitetstjenester, noe som kommer oss forbrukere til gode (bare se på hvor bra Office365 har blitt i konkurranse med GDocs).

  3. Helt enig Willem. Konkurranse er viktig. Jeg føler at vi har bidratt til det gjennom anbudskonkurransen vi gjennomførte. At dette er et tøft valg er vi ikke i tvil om. Vi i prosjektet er svært ydmyke i forhold til oppgaven vi har tatt på oss. Dette blir krevende.

  4. Hamarøy Kommune og Steigen Kommune er også over i skyen når det gjelder kontorstøtte og samhandling. De valgte begge IBM Connections Cloud og den nye intelligente e-post-løsningen IBM Verse. Nå sier en brukerundersøkelse at 60 % av brukerne mener de jobber mer effektivt enn tidligere. I tillegg har begge kommunene oppnådd betydelig besparelser på IT-budsjettene.

    • Hei Arne Sigurd. Hyggelig å høre fra dere i Hamarøy og Steigen. To perler i Norge. Artig at dere har gjennomført brukerundersøkelser som viser at også vi er på rett vei. Vi må bare innrømme at vi er litt spente.

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *