Personalportalen. Medarbeideroppfølging, kompetansestyring og kompetansedeling.

Hva vil denne bloggen være framover?

Her vil vi skrive om noen av våre prosjekter. Vi vil blant annet dele kunnskap om siste innspurt i arbeidet med innføring av nytt lønn- og personalsystem. Det vi kaller Personalportalen. Jeg er nå ansatt ved Personaltjenesten i Trondheim kommune. Jeg lånes ut til dette prosjektet for å kommunisere om hva vi tenker og hva vi gjør. Denne bloggen blir sentral i kommunikasjonen. Det er IT-tjenesten som har prosjektledelsen.

 

Medarbeideroppfølging.

Det har gått vinter, vår og sommer, det vil si ni måneder, siden sist vi lot høre fra oss på denne bloggen. Det har vært ni måneder med aktivt arbeid i organisasjonen. Arbeidet har vært å støtte og motivere. Det var mye ny funksjonalitet som skulle taes i bruk i disse månedene. Det arbeidet pågår fortsatt. Vi har vært gjennom en stor endring. Høsten i år vil vise hvor vellykket dette blir. Vi har tidligere beskrevet hva vi mener med medarbeideroppfølging i Trondheim kommune. Jeg vil repetere litt her. Medarbeideroppfølging i Personalportalen er gjennomføring av utviklingssamtaler, prøvetidssamtaler, livsfasesamtaler. Sykefraværsoppfølging og gjennomføring av ansettelsene i Trondheim kommune skjer også via Personalportalen.

 

Hvor langt har vi kommet?

Sist vi skrev om Personalportalen og medarbeideroppfølging hadde vi akkurat fått installert løsningen og gjort den klar til bruk. Løsningen var tilpasset slik vi ville ha den. Vi brukte mye energi på kommunikasjon og opplæring.
Som et eksempel på aktivitetene siden siste innlegg kan vi fortelle at det er starta 6000 utviklingssamtaler i Personalportalen. Så vet vi at det vil ta av på skolene ved oppstarten av et nytt skoleår. Det er god grunn til å være optimister.

Vei mot personalsystem

Her er ei tegning som viser vår vei mot et moderne lønn- og personalsystem. Vi er nå i den røde boksen som heter kompetanse. Vi nærmer oss målet. Jeg skriver litt om arbeidet vi holder på med lengre nede i dette blogginnlegget.

 

Hvordan støtter vi organisasjonen?

Vi har gode rapporter som viser bruken av Personalportalen. Noen ligger foran skjema, andre etter. Der vi ser at det er motbakker tilbyr vi hjelp. Det kan være mange grunner til at motbakken er der den er. Det viktige er at vi veileder og gir mer opplæring der det er ønskelig og nødvendig. Vi må fortsatt være klar over at innføring av en ny Personalportal kan oppfattes som støy og prakk i en driftsorganisasjon. Fokus i hverdagen på en barnehage eller et sykehjem er ikke det samme som hos oss som kommer med en ny «dataløsning». Vår tro er imidlertid at dette vil lette arbeidet når innføringsfasen er over. Det har vi fått mange tilbakemeldinger på at er tilfelle.

 

Kompetansestyring og kompetansedeling.

Dette er innspurten i innføringen av nytt lønn- og personalsystem i Trondheim kommune. Vi er ei artig gruppe på fire kolleger som arbeider i «Kompetanseprosjektet». Det er juristen, økonomen, vernepleieren og ingeniøren. I tillegg er læreren innom prosjektet en gang i blant. Alle er ansatte i Trondheim kommune. Vi er fra tre ulike enheter. Dette vil jeg si er ei gruppe med ulikt innhold i ryggsekken. Hva er så oppgaven vår? Dette med kompetanse, kompetanseutvikling, kompetansedeling og kompetansestyring kan være så mangt. Det er fine ord vi skal gi innhold.

 

20160818_102600

Et bilde fra byen vår. Tatt fra møterommet som prosjektet bruker.

 

I Trondheim kommune organiserer vi opplæring, kursing, kompetanseutvikling og sertifiseringer veldig ulikt. Koordinering og administrasjon av dette gjøres uten en helhetlig IT-støtte. Dette er ofte manuelt arbeid med bruk av papir i ringpermer, tekstbehandler og regneark. Sikkert ikke ulikt måten det gjøres på andre plasser. Vi har mange lovpålagte krav i forhold til utdanning og sertifisering for våre kolleger som utfører ulike arbeidsoppgaver. Vi skal også re-sertifiseres på mange områder. Det er bare å innrømme at manuelle rutiner kan medføre en viss usikkerhet. Vi har mye å gå på når det gjelder å bruke om igjen investeringer i kompetanseutvikling. Vi tror også at vi har mye å gå på når det gjelder å bruke kunnskapsmiljøer utenfor oss på en mer systematisk måte.

 

Hva gjør vi nå?

Vi er i planleggingsfasen før vi gjennomfører en håndfull piloter. Gjennom samtaler med organisasjonen har det pekt seg ut noen miljøer med store behov for bistand. Dette betyr at vi planlegger å prøve ut løsningen i noen få av våre miljø før vi bestemmer oss for å skrive kontrakt. Vi skal prøve ut å etablerer kompetanseplaner for roller og ansatte. Vi skal også prøve ut kursadministrasjon. Automatisering av dataflyt og selvbetjening er viktige ord i det vi holder på med. Bestemmer vi oss for å gå for løsningen vil det bli flere år med innføring i organisasjonen.

 

Hva hvis vi etablerer en kompetansemodul / læringsportal med kursadministrasjon som en del av Personalportalen vår?

Å gi organisasjonen ett verktøy istedenfor mange til dels dårlig fungerende verktøy vil være en fordel. Dette vil gi bedre oppfølgings- og koordineringsmuligheter. Her vil vi i neste blogginnlegg komme med en beskrivelse som viser våre behov og mål. Kanskje kan behov dekkes og mål nåes med dette prosjektet?

 

 

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *