Veien fram til valget av Google Apps for Work.

En kommune i Norge er politisk styrt. Administrasjonens oppdragsgiver er Bystyret. Administrasjonen skal gjennomføre politiske vedtak. Administrasjonen arbeidet i 2013 og 2014 med en temaplan innenfor IKT området. Den ble lagt fram for Bystyret i mai 2014. Under her ser dere et utdrag fra den vedtatte temaplanen. Utdraget sier noe om kontorstøtteverktøy og bruk av skytjenester.

Rådhuset 2

Rådhuset i Trondheim.

 

Fra «Temaplan for IKT, digitalisering og velferdsteknologi 2015 – 2018».

Vedtatt i Bystyret 22. mai 2014.

«Vurdere alternativer til Microsoft Office som kontorstøtteverktøy.
Kostnadene ved å bruke Microsoft Office som kontorstøtteverktøy øker stadig i takt med at flere i organisasjonen får tilgang til pc som arbeidsverktøy. Vi må vurdere hvordan kommunen skal håndtere denne utfordringen ved å se på alternativer for kontorstøtteverktøy, vurdering av hvem som skal ha tilgang til hvilke verktøy og lignende.

Vurdere muligheten for å ta i bruk skytjenester.
Tjenester i ”skyen” er et område i stor vekst. For offentlig forvaltning er skytjenester krevende å bevege seg innenfor, siden mye av dataene som lagres blir liggende på servere i land og stater som ikke er underlagt de samme kravene til informasjonssikkerhet som vi har i Norge. Samtidig er det et faktum at dette er en modell som stadig breddes ut i offentlig og privat sektor.
I løpet av planperioden vil vi utrede muligheten for hvordan skytjenester kan bli en integrert del av tilbudet hos Trondheim kommune.»

 

Rådhuset

Litt av Rådhusets historie.

 

Hva gjorde vi så?

Bestillingen fra Bystyret ble håndtert ved at vi gjennomførte en offentlig anskaffelse. Dette etter grundige analyser. Vi har hatt fokus på å følge norsk lov og Datatilsynets retningslinjer når det kommer til behandling av brukerdata. Vi har gjennomført egne risiko- og sårbarhetsanalyser. I avtalene beskrives de kravene Trondheim kommune har til løsningen og leverandørens besvarelse på disse. Noe av innholdet her er vesentlige sikkerhetskrav til oppsett av løsningen.
Vi gjennomførte så en konkurranse med forhandlinger. Gjennom disse forhandlingene ble alle problemstillinger ytterligere belyst. Både sett fra Microsoft og Google sine løsninger.

 

Utvalgsprosessen.

Først ble det gjennomført en prekvalifisering. Vi fikk ni søknader om prekvalifisering. Av disse ble åtte godtatt. Det å bli prekvalifisert betyr å tilfredsstille en del formelle krav som for eksempel skatteinnbetaling, finansiell stilling, miljøkrav og krav til lønns- og arbeidsvilkår.
Konkurransegrunnlaget ble så sendt til de åtte som ble prekvalifisert. Av de åtte leverte fem leverandører tilbud til oss. Av disse leverte tre tilbud med Microsoft som underleverandør og to med Google. Alle fem tilbudene ble evaluert.

Konkurransegrunnlaget sier at avtalen skal tildeles den leverandøren som etter en samlet vurdering har levert det beste tilbudet med tanke på kvalitet, funksjonalitet, gjennomføringsevne og pris.

Kvalitet og funksjonalitet i løsningen, inkludert vedlikehold og brukerstøtte telte, 70% av totalen av tildelingskriteriene. Gjennomføringsevne telte 30%. Poengsummen av disse to ble dividert på samlet pris i avtaleperioden.

De tre beste tilbyderne etter evaluering av mottatte tilbud ble invitert til første forhandlingsrunde. Hensikten med forhandlinger var at vi som kunde skulle ha en klar forståelse av tilbudene. Samtidig skal et av tilbudene ende opp med å bli kontrakt mellom leverandøren som vinner konkurransen og Trondheim kommune. Det er derfor viktig at leverandørenes svar på kravene er tydelige og at det også er klart hvilke forpliktelser som ligger bak kravet og svaret fra leverandøren. En viktig oppgave for oss i forhandlingene er å sikre at innholdet i svaret er likt forstått av begge parter. Prisene skal også oppdateres i denne runden. Etter første forhandlingsrunde ble det gjort en ny evaluering av tilbudene. Vi foretok et nedvalg til to tilbydere.

De to ble invitert til andre / siste forhandlingsrunde. Etter disse forhandlingene fikk begge leverandørene anledning til å levere et siste og endelig tilbud. Det endelige tilbudet ble evaluert på samme måte som de to forrige evalueringene.

Med dette som bakteppe ble Avalon Solutions AB valgt som leverandør til Trondheim kommune. Deres leveranse vil være med Google som løsningsplattform.

 

I neste blogginnlegg vil jeg skrive om forskjellen på private Googlekontoer og de vi vil få på jobb. Jeg vil også si noe om hvorfor mange bruker private kontoer på jobb.

 

Mange kan slutte å lese her, for nå kommer noe for de spesielt interesserte.

I en slik konkurranse kan det være mange krav. I denne konkurransen ble det mange. Kravene er beskrivelsen av alle elementer som vurderes. Disse vektes. Vi kommer så fram til en sum skal gi en vinner av konkurransen. Det å gjennomføre en så stor endring i en organisasjon som vår er krevende. Vi måtte sikre oss solide samarbeidspartnere. Det var en grunn til at antallet krav ble så høyt.
Vi beskrev to typer krav. Det vi kaller funksjonelle krav og det vi kaller ikke-funksjonelle krav. Med funksjonelle krav mener vi funksjoner i løsningen. Vi delte dem inn i følgende kategorier: Epost med 17 krav, kalender med 25 krav, kontorpakke med 30 krav, chat / video med 18 krav, oppgaver med 11 krav og lagringsområde med sine 19 krav. Kravene gjelder også for mobile enheter. Dette blir tilsammen 120 krav. Mange synes det er alt for mange. Så har vi begrepet ikke-funksjonelle krav. Vi kunne like godt kalt det kvalitetskrav.
Kravene beskriver kvalitet og rammer. Eksempler er sikkerhetskrav, responstid, oppetid og tekniske krav. Her er det også nesten 120 krav. Alle 240 kravene var kategorisert i A- og B-krav. Tilbyderne skulle svare ja eller nei på om det enkelte kravet oppfylles. De skulle også beskrive eventuelle forbehold. De som ikke svarte ja på A-kravene måtte forlate konkurransen. B-kravene måtte ikke oppfylles, men tilbyderne fikk karakter etter i hvor stor grad de oppfylte kravene. Evalueringen av kvalitet ble delt på pris for å få en vinner.

 

2 tanker om “Veien fram til valget av Google Apps for Work.

  1. Tilbaketråkk: Ännu en kommun, i vår närhet, som väljer Google Apps for Work. | No Substitute

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *