Hvorfor valgte vi å gå denne veien?

Litt historie.

Trondheim kommune har i mange år brukt Microsoft sine løsninger. Det har vært bruk av Windows, tekstbehandler (Word), regneark (Excel), presentasjonsverktøy (Powerpoint) og epost (Outlook). Dette har fungert veldig godt for oss. Vi har hatt våre utfordringer, som sikkert mange andre har hatt, i grensesnittet mot ulike fagprogram. For noen fagprogram har den versjonen vi kjørte vært for ny og for andre for gammel. Det har også vært mye og kostnadskrevende arbeid ved skifte av versjoner.
Vi har hatt en praksis på å kjøpe Microsoft sine løsninger uten vedlikeholdsavtaler. Det betyr at vi har kjøpt nytt og kastet gammelt når vi var klar for en ny versjon. Det er så omfattende å skifte versjoner i en så stor kommune at vi har kviet oss. Det har gått mange år i mellom hver gang. Derfor har det vært mest lønnsomt med kjøp og kast uten vedlikeholdsavtaler, selv om jeg synes at det er litt ugreit begrep. De siste årene har såkalte «skybaserte» verktøy vokst fram som et alternativ. Det er en mer kostnadseffektiv leveranseform for leverandørene, og billigere for kundene. Det er en verden vi må forholde oss til. Å leve som vi alltid har gjort er ikke alltid så lurt.

Storfuru

 

Skygge-IT.

Samtidig som vi måtte se med nye øyne på måten vi gjorde ting på fikk vi flere og flere tilfeller av det jeg vil kalle skygge-IT i Trondheim kommune. Mange ansatte benytter private Google-kontoer til jobbformål. Jeg tror at bruken har spredd seg mer enn vi liker å tenke på. Det er et alvorlig problem for Trondheim kommune, og for andre i samme situasjon. I første omgang møtte vi dette med å kjøpe oss inn med rettigheter til noen hundre kommunale Googlekontoer. Vi har også samme diskusjon rundt bruk av Dropbox. Kunnskapen den enkelte av oss besitter om hva som kan lagres der ute er også en utfordring.
De som tok i bruk slike private løsninger gjorde det ikke for å være vanskelige, men for å løse jobben sin på en måte de opplevde som mer hensiktsmessig og effektiv. De så kanskje ikke baksiden av medaljen. Fra de samme mottar vi nå ros for at vi flytter dem over til kommunale kontoer.

 

Hvorfor er det et problem at private kontoer benyttes?

Eierskap til data er viktig. Bruk av private Googlekontoer gjør at Trondheim kommune ikke lenger har eierskap til kommunale data. Alle dokumenter som opprettes fra en privat bruker eies av den ansatte. Når en ansatt slutter tar han med seg det som måtte være av dokumenter på sin private konto. Private som kommunale. Det grepet vi tok, ved å kjøpe lisenser, fører oss i retning av å få den kontrollen vi ønsker. Det er imidlertid litt krevende å flytte data fra private kontoer til kommunale. Nå er det bare en jobb som må gjøres. I tillegg er det viktig for oss å ha god kontroll med brukeradministrasjonen. Vi ønsker også å bestemme hvilket sikkerhetsnivå vi skal ha. Det er kun mulig ved at vi holder oss til kommunale kontoer.

 

Dette blogginnlegget heter «Hvorfor valgte vi å gå denne veien?»

Jeg har skrevet om hva vi ønsker å demme opp for. Dere har fått litt historie om hvordan vi har tenkt. Det kan fort oppfattes slik at dette bare handler om å hindre skade. Og at vi er på defensiven. Vi må se veien vi har gått som to etapper. På første etappe rydda vi i det som var uheldig. Det angikk bare en liten del av organisasjonen. På andre etappe skal vi ta i bruk ny funksjonalitet i hele organisasjonen. Vi skal ta i bruk det som mange ser som nyttig ved en skyløsning. Deling og samskriving er viktige begrep. Tilgjengelighet til data samme hvor vi er og på flere typer utstyr er også viktig. Dette vil jeg skrive mer om i neste blogginnlegg.

Skog

En tanke om “Hvorfor valgte vi å gå denne veien?

  1. Det er veldig bra at vi kommer over på skybaserte løsninger. Vi har vært på etterskudd. Dette er jeg overbevist om at blir bra. Kanskje ikke så mye for oss innen Helse – vi har ikke så mange tunge kontoroppgaver – men for Oppvekst tror jeg dette blir innertier.

    Personlig ville jeg ha foretrukket at vi var på Windows 10, Office 365 (og hybrid Azure…). For de aller fleste, meg selv inkludert, vil Office Online / Google Apps for Work være mer enn tilstrekkelig i jobbsammenheng i Trondheim Kommune, men jeg merker fra andre organisasjoner hvor jeg er aktiv, at for tyngre kontoroppgaver fullversjonene av Office rimelig overlegne løsningene fra Google. I Office 365 Enterprise skal man jo kunne styre ganske greit hvem som i tillegg til Office Online skal ha tilgang til disse fullversjonene og dermed mye av kostnadene.

    Uansett – gratulerer med vel fullført anbudsprosess 🙂

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *